Один рабочий процесс
Паспорт рабочих процессов
Паспорт рабочих процессов это карта одного рабочего процесса от начала до конечного результата. Он показывает, кто, что и в каком порядке выполняет, какой результат передаёт дальше и кто его принимает. Описываем, как работа проходит между сотрудниками и подразделениями Вашей компании. Собираем этапы и договорённости в один документ.
- Объём
- Один выбранный процесс
- Результат
- Согласованный PDF
01 / Образец структуры
Вся цепочка видна целиком
Вход → Этапы и передачи → Результат
Этапы и ответственные
Передача и приёмка работы
Документы и вопросы для решения
02 / Проблема
Собственнику приходится постоянно контролировать движение заказов и вмешиваться в процессы
Заказ приняли, но не все документы собрали, производству не хватает материалов. Материалы привезли, но никто не подтвердил готовность к работе. Ошибка обнаружилась уже у клиента. Чтобы разобраться где узкое горлышко, кто тормозит процесс, кто виноват и что делать, Вам снова приходится звонить, уточнять и решать за сотрудников.
Каждый знает только свой участок
Сотрудник выполнил свою часть, но не видит, что нужно следующему. Общую цепочку приходится держать в голове собственнику или одному опытному руководителю.
Передали, но не приняли
Один считает работу завершённой, другой ждёт документы или уточнения. Не согласовано, что передавать и как подтверждать приёмку.
Договоренности и понимание действий только в головах сотрудников.
Порядок взаимодействия меняется вместе с людьми. Новичку объясняют его задачи, но связь с работой коллег он выясняет уже по ходу работы и понимает по своему.
03 / Ценность для собственника
Видно, кто отвечает за каждый этап и передачу
Вы получаете согласованный маршрут процесса с результатами этапов и правилами взаимодействия.
Можно проверить, одинаково ли руководители и сотрудники понимают, когда работа готова и что должно перейти дальше. Видны места, где нет ответственного, документов или общего решения.
У руководителя появляется опора для контроля всей цепочки. У участников есть требования к передаче работы. Вы можете обсуждать конкретный этап и результат, который на нём должен быть получен.
04 / Что Вы получаете
В конце проекта Вы получаете согласованный Паспорт в PDF
В документе соединены схема процесса и текстовое описание этапов. Отдельно отмечены пробелы и вопросы, по которым компании нужно принять решение.
Для повторяемой работы, которая проходит через несколько людей, должности или подразделения. Например, от приёма заказа до отгрузки изделия или от заявки на монтаж до сдачи работ. Начало, конец и объём выбранной цепочки согласуем до описания. Особенно полезен, когда общий маршрут знает только собственник, участники по-разному понимают передачу работы или процесс нужно повторить в новой бригаде, точке или подразделении.
Назначение, начало и конечный результат процесса. Наглядная схема этапов, их последовательность, согласованные варианты прохождения и возвраты. Для каждого этапа: что приходит на вход, кто отвечает, что должно быть получено и по каким признакам результат готов. Для каждой передачи: кто передаёт, что и в каком виде, с какими документами, кому и как подтверждается приёмка. Ответственный за процесс целиком, связи с действующими документами и знания, необходимые для понимания маршрута. Отдельный перечень несогласованных правил, противоречий и отсутствующих решений. Один Паспорт описывает один выбранный процесс. Если у компании нет показателя, правила или согласованного решения, фиксируем вопрос для Вас.
05 / Создание
Собираем маршрут вместе с участниками процесса
Срок зависит от объёма рабочего процесса, принятого для описания. До начала согласуем границы процесса и участие сотрудников. Для работы нужны материалы, время участников и проверка описания со стороны Вашей компании.
Согласуем начало, конец и объём
Вместе с Вами выбираем процесс, определяем его назначение, конечный результат и участников. Получаем действующие документы и примеры реальных заказов.
Разбираем этапы и передачи
Методолог проводит интервью с ответственным за процесс и уточняющие разговоры с ключевыми участниками. Выясняем, что они получают, производят и передают друг другу.
Соединяем работу в одну карту
Описываем последовательность, результаты, ответственных, документы и условия приёмки. Расхождения между версиями сотрудников и отсутствующие правила выносим на согласование.
Согласуем маршрут и передаём PDF
Представители Вашей компании проверяют точность описания. Уточняем согласованную часть, отдельно отмечаем открытые вопросы и оформляем итоговый документ.
06 / После сдачи
Участники сверяются с одним маршрутом работы
Чтобы подробно описать работу одного участника, можно создать Паспорт должности. Для показа техники выполнения операций подходят Видеоинструкции. Их состав и стоимость обсуждаются отдельно.
Разберите карту с руководителями
Пройдите цепочку целиком. Проверьте результат каждого этапа, ответственных и порядок передачи между участниками.
Покажите сотрудникам связи с коллегами
Объясните, что каждый получает, что должен передать и кто принимает его работу. Новичку покажите место его задач в общем процессе.
Сверяйте передачи и разбирайте отклонения
Используйте согласованные требования, когда работа задержалась или вернулась на предыдущий этап. Отдельно примите решения по пробелам, отмеченным в документе.
Используйте карту при расширении команды
Опирайтесь на маршрут при передаче процесса новой бригаде или подразделению. При изменении работы проверяйте и обновляйте описание.
08 / Границы продукта
Паспорт фиксирует порядок работы между участниками
Он показывает последовательность и требования к результатам. Руководители компании принимают решения по найденным пробелам и обеспечивают соблюдение согласованного порядка.
- Чем продукт не является: описанием всех процессов компании в одном документе; проектом перестройки или оптимизации работы; автоматизацией учёта или внедрением программ; подробной инструкцией по выполнению операций.
- Что он не заменяет: решения компании по отсутствующим правилам и нормативам; личный показ рабочих приёмов и практику; обучение сотрудников и контроль выполнения работы; перевод и обучение на языках участников команды.
Продукт подходит, когда процесс повторяется, его границы определены и доступны сотрудники, знающие реальную работу. Если сначала нужно создать или перестроить процесс, потребуется отдельная работа. Паспорт сам по себе не устраняет задержки и ошибки.